如何增進團隊合作效率?善用這三個免費溝通協作工具!

溝通協作工具

如果你曾經單打獨鬥一人完成一個專案,又有與別人合作經驗的話,一定不難發現:有些事情自己來最快!一旦牽扯到與他人合作,過程中就需要大量的溝通,而如果是多人合作的話,就需要更多溝通。一來一往的互動,就會消耗許多時間在溝通上。

但是,除非你是個人工作室或是一人部門,要不然一定會有許多需要和別人團隊合作的機會。與其抱怨別人做出來的東西都不是自己要的,需要再三解釋很麻煩。不如想想怎麼把自己的想法傳達的更明確,好讓別人能清楚地掌握你的想法。

 

團隊溝通困難在於說得不夠清楚

工作三年多,從一開始只有自己一人完成大部分的事情,到現在需要與同事合作。過程中就會發現,團隊合作之所以需要很多溝通,是因為每個人表達與接收訊息的能力不一樣,有時候是講得不清楚,有時候則是聽的人不懂。

那該怎麼辦呢?把想法寫出來或畫出來吧!

我們總經理常講一句話:說簡單,寫困難,做更難。說永遠是最容易,也最是不清楚的。畢竟,人大多是視覺導向的,沒有畫面感,真的會比較難接收訊息。這個我有親身經歷。還記得剛開始跟別人合作時,我多是用說的,自以為表達很清楚。後來同事把工作完成後,才發現不如我意。

之後慢慢改進,學著用文字把想法寫清楚,用圖像、照片把想要呈現的感覺表示出來。我會透過免費的溝通協作工具,把這些資料整理起來,並且共用給我同事,我們可以同時在上面編輯、修改、評論與留言。這大力地提升了我們的溝通效率。

接下來,我想分享這三個工具,以及我認為它們帶給我幫助的地方。

 

三個我常用的免費溝通協作工具

1.Google文件:線上版word,可共同編輯、修改、指派工作及討論

溝通協作工具

每當有一個新的行銷規劃時,我就會開一份google文件,從規劃、推廣策略、內容、執行方法、工作項目等想法都寫在上面。好處是可以直接把這份資料都給同事,在簡單口頭說明,讓溝通更有效率。另外,也讓我再一次釐清自己的想法。有時候用想的以為很清楚了,寫出來才知道還有許多模糊的地方。

Google文件從大學就開始用,從一開始只有一些陽春的功能,到現在幾乎可以取代word(除非是別人傳word檔案給我,不然幾乎沒在開word了)真心覺得裡面

除了共用編輯的功能,以下列出我覺得好用的功能:

  • 文件大綱:類似目錄的功能。清楚區分出每個項目,直接點選跳至該區。
  • 插入評論:直接在文件上與同事討論。可以在任何地方插入評論,留言並指派工作給同事
  • 建議編輯:跟word一樣的。寫的文章或英文翻譯需要請別人修改時可善用這個功能

更多關於google文件的教學,可以參考電腦玩物的教學文章

 

2.Xmind:心智圖,完整呈現專案的整體架構

溝通協作工具

這是一個可以用來繪製心智圖、架構圖或流程圖的工具,也是可以線上共同編輯的。我從大學就開始用Xmind,它能夠使用的範圍很廣,像是組織架構、工作流程、資料檔案夾整理等,都可以透過這個工具,快速的繪製出來。

像我在做培訓資料時,就使用它來畫公司整個產品線的架構,讓新員工能快速地初步了解公司所所有產品。還有像是業務接單流程,也可以讓業務了解與客人接洽的每一個步驟和環節。

使用這個工具的好處,除了讓自己把整個專案的架構思考的更清楚之外,還可以很快速的讓團隊成員或老闆,了解整個專案的樣貌。非常有助於溝通。

另外,它在繪製上也很容易上手,下面列出我覺得好用(喜歡)的功能:

  • 只需專注在內容和架構,軟體自動幫你排版
  • 可以輕易地修改每一個階層的位置和內容
  • 可以畫出各個項目的關聯,幫助溝通

 

3.Moqups:快速地畫出網頁設計、任何設計的模擬圖

溝通協作工具

(photo via here

這是最近要規劃新網站的設計時發現的。Moqups是一個線上的線框圖繪製工具,內建許多網頁設計的物件,可以快速地畫出網頁的線稿,讓網站架設公司清楚我希望網站呈現的樣子、排版和功能。好處是可以快速地畫出,若有修改也可以即時同步。

之所以會用到這個工具,也是因為一開始用文字表達與實際做出來的樣子有所落差,才決定直接把模擬圖畫出來,讓網站公司的人更清楚我的想法。除了降低溝通的困難,也減少來回的修改。畢竟,每個人對於設計排版的喜好不同,我以為的樣子,不見得製作的人也這樣想。

所以,若是要開始企劃一個網站或app,可以使用moqups先畫出想要的樣子和功能,再直接拿這個模擬圖與團隊成員溝通,可以大大提升效率。

這個工具不難上手,就是拖拉物件而已。詳細教學可以參考梅干的介紹,或是直接到moqups網站,實際玩玩看。

溝通協作工具

 

以上分享的三個溝通協作軟體,不論是以文字為主的google文件、呈現完整架構的Xmind或是可以快速畫出模擬圖的Moqups,都能幫助我完整表達想法,並與團隊的其他成員共同協作編輯。同時具備團隊溝通的功用,還可以直接拿這份檔案跟老闆報告。不只讓我工作效率提高,也增進了團隊的合作效率!

不過啊,雖然善用工具有助於團隊合作,但最重要的還是成員們有共同的理念,能夠認同彼此的想法,而且有認真積極向上的態度,一起努力。這些才是順利完成工作的關鍵。

 

 

你可能會喜歡⋯⋯

分享給需要的朋友⋯⋯

分享在 facebook
Facebook
分享在 email
Email
分享在 linkedin
LinkedIn
分享在 telegram
Telegram
分享在 pocket
Pocket

【拍手就能免費支持我,持續創作】如果這篇文章有幫助到你或想鼓勵我,歡迎在下面的綠色拍手圖示大力按5下。只要登入Google或FB,不需花費任何經費就能支持我囉~感恩!

LikeCoin是什麼?閱讀這篇文章了解更多!

Reader Interactions

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *

關於我

追蹤我

精選文章

最新文章

目錄大綱