新手必看的Notion教學:Notion是什麼?為什麼大家愛用Notion筆記軟體?如何快速上手?

這一兩年來最夯的數位工具非Notion莫屬了!只要你有在做筆記、寫作、寫日記、紀錄代辦事項,或是喜歡讀書、閱讀網路文章,有收集資料的習慣,都應該好好認識Notion!它有別於一般的筆記軟體,而是整合所有軟體於一身的強大數位工具!

這篇文章就要好好的來聊一下Notion這款軟體:Notion是什麼?為什麼它如此受歡迎?它能為我們帶來什麼好處?適合你嗎?如何上手?最後,分享我自己使用Notion將近半年來的心得

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關於Notion的教學,網路上有著豐富的Notion詳細步驟教學,若想學習操作步驟,已經有太多文章和影片。這裡不會寫詳細的操作步驟,而是希望透過這篇文章帶著你認識Notion,建立一個全局觀和基本的觀念。我想,若能在一開始就先好好認識這個軟體,那在未來使用上一定會更順暢。或者說,也不用走那麼多冤枉路。

那我們就開始囉~

目錄大綱

Notion是什麼?

新接觸到一個工具或服務,你都怎麼開始認識它呢?聽朋友介紹?看YouTube?這些都很棒,但絕對沒有比直接看最原始的官方資料來得精確。

Notion的官網首頁是這樣寫的:

The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.
一站式的工作空間,整合你所有筆記、任務、知識和資料庫。

這樣子可能還沒那麼好理解,看看Notion官方的介紹或許能更清楚。

你可能用Task提醒事項做待辦清單、用Evernote紀錄筆記、用Word或是Google文件打資料、用Trello或Asana做任務管理、用Dropbox做檔案管理⋯⋯用了許多數位工具幫你工作,但卻沒有一個工具可以整合所有事情,花了許多時間在各種軟體上,但困擾著無法把整個工作流程串接起來。

像是寫筆記的時候,需要查看某個資料,又要打開Google文件,然後再回來寫筆記。筆記做完之後,又要到Trello把任務移動到已完成⋯⋯

Notion的發明,就是希望能解決這個各種工具四散、流程繁複的問題。好讓我們能在一個地方,就可以清楚的統合所有事。不論是個人工作、團隊工作、設計師等,都能對於正在做的事情,一目瞭然。

所以,它已經超脫一般筆記、任務清單管理、檔案管理軟體,而是一款整合所有工具於一身的超強大數位工具。你希望Notion幫你做什麼事,它幾乎都就可以達到。就像樂高積木一樣,你想要組裝怎樣的成品,幾乎都可以完成!

為什麼使用Notion?你需要Notion嗎?

不一定,但是只要你有紀錄、收集資料、寫作等習慣,我都非常推薦你試試看Notion!

在Notion的官網,可以看到一些實際的應用場景。就個人而言,Notion可以用來記筆記、整理資料(像是食譜)、追蹤代辦事項、寫作或是訂定目標,甚至是建立個人網站

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圖示分別為:筆記、資料整理、任務、寫作、個人成長、網站

你可能會說,我用紙本筆記本也紀錄的很好呀,為什麼一定要用Notion?你當然可以使用自己習慣的紙本筆記,但我覺得Notion讓人值得一試的最大原因,在於它強大而靈活的編輯、排版和資料整合功能。這不僅能大大提升我們的做事效率,也同時提高生活的質感。因為當我們能透過工具,幫助自己提高效率,節省下來的時間,就可以做更多靈活的應用。

紙本紀錄當然有它優點,但就比較不容易靈活編輯,插入圖片、網路文章連結、加入參考資料等,都是比較難做到。又或是紀錄目標,就比較難一目瞭然的知道來到哪個階段。若想分享筆記給朋友,也不如雲端文件來得容易。

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Notion適合誰?

可以從Notion的官網上看到,Notion不只是適合個人,其實它更強大的地方在於團隊合作、企業、遠端工作、新創或是學術單位。針對每種不同的使用狀況,官網上都有獨立的頁面介紹各自的使用場景。

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像Notion用於團隊工作,可以幫助團隊建立共享資料、團隊資料庫、專案管理等;又或是針對遠端工作者,Notion的評論、即時編輯、資源共享、的評論、即時編輯、資源共享、專案看板功能,能大大幫助他們。

如果還想知道Notion對於不同的身份,可以如何更近一步帶幫助,可以直接參考Notion的網站。雖然是英文的內容,若是覺得閱讀英文有點吃力,可以善用Google翻譯。若使用Google Chrome瀏覽器,只需要一鍵點擊翻譯即可。(右鍵>>翻譯成繁體中文)

如何快速上手Notion?

正因為Notion的強大功能,所以它最為人討論的就是「不好上手」。

我個人覺得它就像是專業的Adobe圖像影像編輯軟體一樣,你需要先花一些時間學習基本的功能。接下來,再透過實作,去熟練這些基本功能。當你熟練了之後,就更能理解哪些狀況,該用什麼方式達成。最後,才是靈活運用,發揮Notion最大的功效。

學習的路徑大概會是這樣的:

  • 基本功能:先學習基本的架構,包括區塊、文字、頁面、資料庫
    (可以參考雷蒙三十的關於Notion基礎文章
  • 進階功能:學習如何將不同的資料庫整合起來
  • 使用技巧:之後學習一些技巧,像是排版、分享、資料庫的各種檢視方式、美化頁面等
  • 實作並活用:再來就是針對自己的需求,創造屬於你的空間了!
 

這類型的數位工具軟體,一定要透過實作,才能發揮它的功能。學習一套軟體最好的方式,就是實際運用它。你可以幫自己找一個專案,像是建立一個「個人圖書館」,從這裡開始。

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我的個人圖書館:目前2021年讀過或是想讀的書。

我的經驗分享:一天內上手Notion

認識Notion好一段時間了,但因為一直以來都是使用Evernote,就也覺得沒有必要花時間轉換。直到看到身邊越來越多人開始使用Notion,並貼出很漂亮的介面,還有發覺它強大的資料庫功能,才又開始認真研究,並實際操作使用。沒想到一用了之後,就回不去了哈哈哈(題外話:我可是從2011年就開始使用Evernote的十年老用戶啊~)

回歸正題,我如何快速學習Notion

Notion的官方YouTube有針對新手作一系列的教學影片,我先是把以下三個播放清單的所有影片看完,接下來就實際打開Notion,從模板開始學習我的生活紀錄。

這三個播放清單分別是:

  1. Notion新手:什麼是Notion、基礎介紹、進階介紹、基礎編輯和寫作、新增頁面、新增資料庫 從這個清單,你可以認識Notion的基本功能,像是學英文時,你認識ABCD這些字母一樣。

  2. Notion重要功能:不同區塊的形式、頁面模板、圖示、分享、檢視、快捷鍵等 像是學英文時,知道如何把字母拼起來、代表的單字以及如何拼音的概念。

  3. Notion技巧教學:區塊的轉換、資料庫串接、資料庫模板、資料庫篩選等 這個清單開始學會比較進階的功能,像是學英文時,知道如何不同的字母,組合成一個句子、甚至寫成一篇文章。

這三個清單加起來共三十幾部短片,每個影片都不長,約一兩個小時就可以完成。看完之後,你大概就會對Notion有基礎認知了。如果對於英文覺得有點吃力,也可以打開字幕功能,或是放慢速度,搭配影片操作,應該不會太困難。

了解基本功能之後,就是實際操作。建議先針對自己的需求開始。例如:若你都有閱讀書籍的習慣,就可以先從建立自己的圖書館開始。我那時候是先從記錄這個部落格的文章資料開始的。

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Notion使用小技巧

熟悉Notion之後,可以額外學習一些小技巧。畢竟,Notion可以幫我們做很多事,紀錄很多東西,但有時候紀錄也是會花非常多時間的。

當你在使用Notion時,最好也同時記下常使用的功能的快捷鍵,善用快捷鍵,並學習Markdown語法幫助排版,可以省下非常多時間!另外,建立不同的資料庫時,要有資料庫串接的概念,才不需要同樣的一筆資料,輸入很多次。

若能善用小技巧,能節省許多時間。在提升效率的同時,也讓生活品質變得更好。

使用Notion的心得

目前使用Notion將近半年,還不敢說用得多好、多靈活。但就我過去使用過各種數位工具的經驗,Notion真的是一款我會想大力推薦的軟體。

原因正是它的整合了各種功能。幫助我不論是整理資料、找資料、列代辦清單、寫日記或是訂定目標,都更清楚明瞭。目前我用它整理部落格文章、待辦清單、目標規劃、閱讀紀錄以及資料收集。最喜歡它的那些ICON圖示,強大的排版功能!不得不說,一個漂亮的版面,真的會讓人更想工作啊~

最近也上了Hahow好學校的線上課《Notion實戰課程》,讓我對Notion又更大開眼界了!發覺原來Notion要用得好,重要的是你的數位工作思維。能不能把Notion用得淋漓盡致,在於你是否夠清楚自己的需求;是否夠清楚自己使用Notion的目的

我在Hahow平台上給這門課五顆星,評價如下:

課程內容超乎預期豐富!強力推薦 👍🏻👍🏻👍🏻

非常喜歡老師們從理論切入,並搭配實際使用情境,讓我們不只是照著模板做,而是先理解為什麼要這樣做。而這對於往後的實際應用非常有幫助。 

每個人都有自己的工作和思考模式,但不見得知道怎樣才是最有效的方法。在課堂中,學到PARA知識管理架構、GTD任務管理和OKR目標管理,三個理論基礎,以及各自如何串聯,讓我有一個很清晰的全局觀,更清楚未來在記錄或收集資料時,應如何更有效管理。 

以前大概知道每個區塊該怎麼做,例如用trello管理任務、用evernote收集資料、用Xmind心智圖繪製目標圖,但每個區塊都貫穿不起來,總是備受困擾。更以為自己應該接受並習慣「凌亂」就是一種工作模式,反正需要的時候就用「搜尋」的就好。 

透過這堂課,終於理解到:原來平時的靈感、知識、任務、目標,可以透過notion做完美的整合,並針對不同的需求和情境,整理出能幫助自己專注工作及看見成效的頁面。 

我覺得這已經不是一堂Notion工具課,而是人生管理課。內容涵蓋的知識管理、時間管理(即任務管理)以及目標管理,幾乎就是大部分生活或工作會遇到的事。如果能把這三個都管理好,那打造一個美好的人生就只是必然的結果了! 

我真心大力推薦這堂notion課程!

如果你也對Notion很感興趣,用了之後想再更近一步理解數位思維,以及如何透過Notion這個工具,實際幫助我們應用OKR目標管理、GTD任務管理,以及PARA知識管理。這門課很值得一上!

總結

這篇文章詳細介紹Notion、為什麼用、適合誰用,以及該如何快速上手,並分享我使用的心得。希望看完文章的你,有種躍躍欲試的感覺。若是個人使用,Notion提供個人免費版本。其中有一些限制,可以在下載時看官網了解

我覺得Notion的強大,並非文字或影片就能表達,而是要自己使用過後,才能明確感受。當然,適合我的並不一定適合你。工具畢竟還是工具,有沒有需要這個工具、能不能善用這個工具,最終還是要回歸到每個人。

不過,沒試過怎麼知道呢,何不給自己一個機會試試?或許用了之後,就一試成主顧了!

連結傳送門:Notion註冊首頁

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