提升工作效率,十倍速簡報製作的十個觀念

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「欸,我發現你工作效率很高耶!你好像都可以做很多事情」身邊的朋友常常會問我。

記得第一次被問到的時候,我沒有意識到這件事情。心想:阿不是就這樣做事情嗎?我有比較高嗎?後來,再認真地思考這個問題,覺得應該有這幾個原因:1. 我的電腦的效能比較高 2. 打字比較快 3. 我喜歡用工具(類似evernote雲端筆記)

 

原來,善用快捷鍵是關鍵之一

直到週末參加了一個《十倍速簡報製作》的講座後,才發現善用快捷鍵,也是一個重要的關鍵。

週末去參加了一個由BeForAfter簡報小聚和微軟Office365一起舉辦的講座,邀請到500大企業唯一指定的簡報原則講師—韓明文,來跟我們分享《十倍速簡報製作》,白話一點的意思就是:怎樣花少少的時間做美美的簡報,讓我們有更多時間構思簡報的內容。

在短短一個小時的講座,老師用十個觀念,達到十倍奉還。所謂「十倍奉還」的概念,就是今天花一小時學習,那在往後一年內,我們一定可以節省十小時以上。

一開始,老師就問了一個問題:「什麼東西是最貴的?」有人說解決問題能力,有人說智慧、思考、情感、時間,各種不同的答案都有。但最後,其實是回歸到「時間」。因為有更多的時間,才能做更多事情。

 

就像最近在evernote官方部落格看到的一篇文章,就提到這段:

「從秦始皇時代就有記載,人們在尋找長生不老之藥,仔細去想,我們到底為何想長生不老?不就冀望有更多的時間做自己想要做的事嗎?所以『想要有更多的時間』才是最深的渴望。以今天的角度來看,我們其實可以借助科技工具來更有效率做事,省時間,等於獲得更多時間!」

 

以下就簡單分享這十個觀念:

十倍速簡報製作的十個觀念

一、建議組合:Windows+Power Point (Office365)

若要達到高效簡報製作,一定要在Windows系統底下運行Power Point(或是Office365更好),原因是:很多功能,在Mac版本的Power Point無法使用。所以,建議使用mac的同學,可以安裝Boot Camp或Parallels

 

二、Office365創新功能:轉化式的轉場效果、設計構想

在Office365的版本裡,增加了新的轉場效果。在頁面的切換上,可以有高達500個物件移動。另外,設計構想的功能,可以推薦你更多的圖片排版,讓簡報畫面更具美感。(聽到這,我心想這不都是keynote很久以前就有的功能嗎?不過現在微軟有了,也是不錯)

 

三、當個鍵民

把使用滑鼠的動作,改成鍵盤的操作。也就是,盡量用鍵盤啟動,而不是滑鼠滑動。老師就說:「簡報不是比賽誰滑鼠滑得快,而是比誰鍵盤按的快。」所以,如果可以的話,應該使用鍵盤來啟動80-90%的動作。

 

四、學習Ctrl鍵+A~Z

你知道Ctrl鍵+A~Z,分別代表什麼嗎?若要使用鍵盤啟動,那最基本的Ctrl+26個英文字母要先掌握。老師個人就掌握了140-150個快捷鍵。

 

五、別把老鷹當小雞

Power Point的快速存取工具(也就是視窗最上面那一條高度不到一公分的空白帶)就像老鷹一樣重要,但卻常常被忽略掉。

在這上面,可以制定很多快捷鍵。將一些深層或常用的功能放在這裡,類似捷徑的概念。透過鍵盤按鍵ALT,去啟動這些功能,不只穩定性高,一年可以節省20-30小時。

這樣講可能不太清楚,老師就示範兩個例子:(實際方式參考老師部落格的示範,很清楚)
例子一:修改字型
平時修改字型,需要先選取文字,到常用視窗,再點選字型大小空格,輸入大小。但若是透過快速存取工具,只需要一個鍵盤啟動,再輸入字型大小就可以了。

例子二
若今天要把三個物件排列整齊(要在同一個水平線上,而且平均分散對齊),需要做10個滑鼠動作。但透過快速存取工具,只需要2個鍵盤動作。原本可能需要30秒,變成只需要1秒鐘。

 

六、資料穢土轉身

讓死的資料,再度復活。像是,將一些紙本或是圖片檔裡面的文字和圖表復活,變成可變動、可調整的。這狀況有可能像是朋友傳來一個螢幕擷取的圖片,而這圖片是一段文字。你在做簡報時,需要使用那些文字、要變換字型、字體大小等。

可以透過兩個工具達到:利用one note圖片裡的文字轉成可變動文字;利用Plot Digitizer可以圖片上的圖片,變成可變動圖表。

在這裡就不詳述步驟,可以youtube搜尋關鍵詞,找到相關影片。

 

七、簡報製作無極限(線條、圖形)

簡報製作常常牽涉到線條和圖形,像是畫流程圖等等,當中會有很多重複性的動作,例如畫很框框、畫線條。透過一些小技巧,可以讓這件事情更快速地做到。

 

八、高效率位置互換位置

利用水平翻轉的功能,快速地將四個物件DCBA,排列成ABCD。方法可參考老師fb介紹:https://goo.gl/T87yHX

 

九、批次圖形處理

利用設計構想,推薦的圖片版面配置功能,一次將所有圖片裁切成想要的樣子。之後,再利用反向選取的方法將不要的物件去除。

*反向選取方法的概念:先選取不要需要的物件,再選取全部,就可以快速的選取出需要的物件

 

十、忘記

最後一個觀念就是忘記,當你能忘記動作的方法,就代表這個動作變成反射動作了,就也不用記了!

 

提升效率,將複雜動作簡單化

聽完這堂課,最大的感想就是:要提高效率,就是要想辦法節省時間。而要節省時間,除了時間管理和善用工具外,就是盡可能平時作業上,複雜的動作簡單化。

這概念讓我想到我們家一修對於工廠製程效率提升(也就是產能提升)的執著。他常常看著工廠的作業,思考著怎麼讓這個動作變得更快。記得之前他就會跟我分享:「別小看一個動作的改善,雖然這只差不到1秒鐘。但你想想,若這動作,每天重複上千次,一年下來,五年下來,它的差別有多大。」

 

改變習慣,改變大腦思維

要提高效率,就要改變大腦思維,改變一些習慣。意思是說:如果一個人,手機打字永遠用手寫的方式,那他永遠就是手寫的速度。如果他今天學了鍵盤打字,那之後就會是鍵盤打字速度。

有一句很經典的話這樣說的:「我們不可能用相同的自己,得到不同的未來。」所以,縱是一開始背鍵盤,會讓打字速度變慢。但是,改變,就是多強迫自己一點點。慢慢習慣成自然,也就養成習慣,效率也就提高了!

 

加班,就是效率低

所以,我常常提醒自己,不要老是跟別人說:我很忙,我事情很多,都做不完。其實,都不是事情多,而是自己效率不夠高。應該想辦法在有限的時間,完成該做的事情。

有時候,也是蠻慶幸公司非常不鼓勵加班,因為老闆有個想法:要加班,就代表你效率不夠高。因為不太能加班的關係,讓我必須要想盡辦法在時間內完成該做的事情,同時也學著提升做事的效率和時間管理能力。

 

備註:

  1. BeForAfter簡報小聚:台灣首個簡報溝通主題社群,專為職場人士提供簡報溝通相關的資訊與專欄文章
  2. 韓明文老師:每年提供500大企業200場教育訓練課程。包括:簡報製作原則、邏輯性簡報建構、商業簡報KPI、簡報整合技巧、STP技術性簡報法、商業圖表活用術、商業圖解技巧…等

 

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